La tercera cifra invisible: el personal que pagas… pero que no ha trabajado

Seguimos con “Las cifras ocultas en los cierres del año”, la serie donde destapamos las cinco fugas invisibles que más dinero se llevan de tu negocio sin que lo notes.

Si te dedicas a la hostelería, este es el momento perfecto para mirar tu gestión con ojos nuevos y entender qué está pasando realmente detrás de tus números.

Hoy entramos en una fuga silenciosa: el tiempo que pagas y no se trabaja.

Si quieres ver cómo esta fuga perfora tus beneficios año tras año, sigue leyendo el Episodio 3/5.

Hay una frase que escucho en todas partes: “no hay personal”. Y en parte es cierta. El mercado laboral no es el que era y cuesta encontrar y reclutar candidatos. Pero precisamente por eso, ahora toca ser estratega de verdad.

Hay que proponer condiciones competitivas —para atraer y para retener— y al mismo tiempo rentabilizar al máximo el equipo que sí tienes. Y rentabilizar no es exprimir: es ordenar, entrenar, estructurar y dirigir.

Por eso el dinero invertido en tu equipo debe rendir. Y para eso, el modelo de gestión que se usaba por inercia ya no sirve. Requiere estrategia. Requiere orden. Requiere liderazgo orientado a alto rendimiento.

Y eso se crea, se mide y se entrena.

Mientras no gestiones tu equipo en versión 2.0, una cosa es segura:
tu personal no te salva. Te vacía la cuenta.

Minutos que pagas y no existen.

Horas que se van sin producir.
Personas que están… pero no están.

Lo he visto tantas veces en auditorías, que ya no me sorprende. Pero sí me sigue doliendo, porque la mayoría de negocios vive este patrón sin saberlo, o sabiéndolo, pero sin querer darse cuenta del impacto económico.

Dónde se esconde la improductividad

En la práctica, el problema no siempre es que “faltan manos”.
El problema es:

• manos mal colocadas y sin formación o supervisión
• tiempos muertos sin acciones claras
• turnos o tareas duplicadas sin sentido
• mala programación de tareas que no prevén la simultaneidad para hacer varias a la vez
• empleados sin trabajo concatenado y mientras tanto, dan vueltas entre una tarea y otra
• tareas que se podrían simplificar, pero nadie ha ordenado
• jornadas diseñadas por costumbre, con entradas y salidas de todos a la vez, sin contar el escalonamiento en función de la faena

Un restaurante medio, puede tener 9–12 trabajadores en plantilla.
Y aun así, pasar momentos con la sala con clientes esperando a ser atendidos y la cocina colapsada.
No por falta de personal. Por falta de dirección y estructura.

La improductividad nace de situaciones tan cotidianas, como por ejemplo, estas:

• Falta de check list de tareas, y al aterrizar en el turno, se pierde tiempo en revisar todo y ver qué falta hacer, comprar o organizar
(tiempo estimado día: 15-20 minutos por posición)
→ 2 personas × 20 min × 6 días = 4 h/semana aprox.

• Entra todo el equipo en el mismo horario, pero solo una partida tiene mucha mise en place y los otros se entretienen con la comida del personal o tareas irrelevantes a bajo ritmo
(tiempo estimado 30-45 minutos por partida)
→ 3 personas × 40 min × 6 días = 12 h/semana aprox.

• El de los postres se debe quedar hasta el final, pero como ha entrado a la misma hora que los demás y está haciendo de más cuando los otros se han ido, ya no hace nada, esperando que pidan los postres de las últimas mesas, sin producir para no volver a ensuciar o cruzado de brazos (tiempo estimado, 30 minutos por servicio)
→ 0,5 h × 2 servicios × 6 días = 6 h/semana

• Cartas y cocinas mal estructuradas que no permiten hacer producción si durante el servicio hay pocos clientes, y con la mitad del equipo ya saldría el servicio y la otra mitad podría estar adelantando faena
(tiempo estimado hora 2 horas por servicio malo, 2 días a la semana)
→ 2 personas × 2 h × 2 días = 8 h/semana

• Camareros que, mientras no llegan clientes, están con el móvil pudiendo hacer inventarios, ayudar en tareas simples de cocina, ordenar o cargar neveras de bebidas (tiempo estimado 30 minutos por servicio)
→ 0,5 h × 2 servicios × 6 días = 6 h/semana

• Personal de limpieza que espera que haya cazuelas o platos sucios, y si no los hay, nadie se da cuenta que están parados en el office. No se le asigna una tarea que hacer; o se improvisa haciéndole pelar cuatro ajos o cebollas que no necesitas para que no moleste, y no le formas en tareas de mantenimiento e higiene de las instalaciones.
(tiempo estimado 1 hora repartida en la jornada en fracciones de inactividad)
→ 1 h × 6 días = 6 h/semana

• Esto sin contar el personal que se escaquea y nadie presiona asertivamente, los días que llegan tarde sin justificación y no se pone un límite sano, o la falta de formación constante que brinda velocidad y eficiencia.
(tiempo estimado 1 hora diaria en fracciones repartidas en la jornada)
→ 1 h × 6 días = 6 h/semana

Cada uno de estos detalles es pequeño. Todos juntos son una fuga.

Los números que no quieres ver, pero necesitas mirar

En mi consultoría, la improductividad nunca es anecdótica. No son “unos minutitos sueltos”. No son “detalles sin importancia”.

Cuando pones el reloj a observar la operativa real, las horas que se pagan y no producen, se acumulan con una facilidad alarmante. Tampoco hace falta estar en modo francotirador, ni tu restaurante es 1984. Sin embargo, sumando cada una de las situaciones anteriores —las mismas que vemos prácticamente en todos los restaurantes— la improductividad real se sitúa en torno a 48 horas semanales por restaurante.

No por persona: por restaurante.

Y cuando conviertes esas horas en dinero, aparece la cifra que duele de verdad:

• 48 horas a la semana
• 192 horas al mes
• con un coste laboral de empresa de 14–22 € la hora
• equivalen a entre 2.688 € y 4.224 € mensuales

El impacto anual es incuestionable:
entre 32.256 € y 50.688 € al año perdidos solo en improductividad calculas a 12 meses.

Y lo más duro, es que el responsable de eso casi nunca es el propio equipo: es la falta de método para asignar tareas, ritmos y estructura con intención. Es falta de gestión y liderazgo.

La verdad incómoda

Muchos negocios creen que necesitan contratar a alguien más. Cuando lo que realmente necesitan es:

• revisar horarios
• redistribuir tareas
• rediseñar flujos de trabajo
• marcar prioridades por franja horaria
• definir responsabilidades claras
• eliminar duplicidades
• ajustar la mise en place al volumen real

Cuando esto se hace bien, sucede algo casi mágico: la plantilla deja de ser insuficiente y se convierte en eficiente.
No por trabajar más. Por trabajar mejor.

Y si quieres seguir el hilo de la serie:
• Episodio 1: El plato estrella que te está haciendo perder dinero
• Episodio 2: Compras vs ventas… y lo que desaparece sin hacer ruido

Próximo episodio: Episodio 4/5 —

¿Seguimos?