La tercera xifra invisible: el personal que pagues… però que no ha treballat

Seguim amb “Les xifres ocultes en els tancaments de l’any”, la sèrie on destapem les cinc fuites invisibles que més diners s’emporten del teu negoci sense que te n’adonis.

Si et dediques a l’hostaleria, aquest és el moment perfecte per mirar la teva gestió amb ulls nous i entendre què està passant realment darrere dels teus números.

Avui entrem en una fuga silenciosa: el temps que pagues i no es treballa

Si vols veure com aquesta fuga perfora els teus beneficis any rere any, continua llegint l’Episodi 3/5.

Una realitat que sents a tot arreu

Hi ha una frase que escolto a tot arreu: “no hi ha personal”. I en part és certa. El mercat laboral ja no és el que era i costa trobar i reclutar candidats. Però precisament per això, ara toca ser estratega de veritat.

Cal proposar condicions competitives —per atreure i per retenir— i alhora rendibilitzar al màxim l’equip que ja tens. I rendibilitzar no és exprimir: és ordenar, entrenar, estructurar i dirigir.

Per això els diners invertits en el teu equip han de rendir. I per aconseguir-ho, el model de gestió que s’usava per inèrcia ja no serveix. Requereix estratègia. Requereix ordre. Requereix lideratge orientat a l’alt rendiment.

I això es crea, es mesura i s’entrena. Mentre no gestionis el teu equip en versió 2.0, una cosa és segura: el teu personal no et salva. Et buida el compte.

Minuts que pagues i no existeixen

Hores que es perden sense produir. Persones que hi són… però no hi són.

Ho he vist tantes vegades en auditories que ja no em sorprèn. Tot i així, sí que em continua fent mal, perquè la majoria de negocis viuen aquest patró sense saber-ho, o sabent-ho, però sense voler adonar-se de l’impacte econòmic.

On s’amaga la improductivitat

Factors que la generen

A la pràctica, el problema no sempre és que “falten mans”. El problema és:

• mans mal col·locades i sense formació o supervisió
• temps morts sense accions clares
• torns o tasques duplicades sense sentit
• mala programació de tasques que no preveuen la simultaneïtat per fer-ne diverses alhora
• empleats sense feina concatenada i, mentrestant, fent voltes entre una tasca i una altra
• tasques que es podrien simplificar, però ningú ha ordenat
• jornades dissenyades per costum, amb entrades i sortides de tothom alhora, sense comptar l’esglaonament segons la feina

Un restaurant mitjà pot tenir 9–12 treballadors en plantilla. I tot i així, viure moments amb la sala plena de clients esperant ser atesos i la cuina col·lapsada. No per manca de personal, sinó per manca de direcció i estructura.

Exemples reals d’improductivitat

La improductivitat neix de situacions tan quotidianes com, per exemple, aquestes:

• Falta de check list de tasques, i en aterrar al torn, es perd temps revisant tot i veient què falta fer, comprar o organitzar (15–20 min posició/dia)
→ 2 persones × 20 min × 6 dies = 4 h/setmana aprox.

• Entra tot l’equip al mateix horari, però només una partida té molta mise en place i els altres s’entretenen amb el menjar del personal o tasques irrellevants (30–45 min)
→ 3 persones × 40 min × 6 dies = 12 h/setmana aprox.

• El dels postres s’ha de quedar fins al final. Però com que ha entrat a la mateixa hora que la resta i està fent de més, quan els altres ja han marxat, ja no fa res, esperant que demanin els postres de les últimes taules, sense produir per no tornar a embrutar o amb els braços creuats.(30 min servei)
→ 0,5 h × 2 serveis × 6 dies = 6 h/setmana

• Cartes i cuines mal estructurades que no permeten fer producció quan durant el servei hi ha pocs clients. Amb la meitat de l’equip ja sortiria el servei mentre l’altra meitat podria estar avançant feina. (2 h per servei fluix × 2 dies)
→ 2 persones × 2 h × 2 dies = 8 h/setmana

• Cambrers que, mentre no arriben clients, estan amb el mòbil sense fer inventaris, ordenar ni avançar tasques (30 min servei)
→ 0,5 h × 2 serveis × 6 dies = 6 h/setmana

• Personal de neteja que espera que hi hagi cassoles o plats bruts, i si no n’hi ha, ningú s’adona que estan parats a l’office. No se’ls assigna cap tasca; o s’improvisa fent-los pelar quatre alls o cebes perquè no destorbin, i tampoc se’ls forma en tasques de manteniment i higiene de les instal·lacions.(1 h/dia)
→ 1 h × 6 dies = 6 h/setmana

• Això sense comptar el personal que s’escaqueja i ningú pressiona de manera assertiva, els dies que arriben tard sense justificació i no s’estableix un límit sa, o la manca de formació constant que aporta velocitat i eficiència. (1 h/dia)
→ 1 h × 6 dies = 6 h/setmana

Cadascun d’aquests detalls és petit. Tots junts són una fuga.

Les xifres que no vols veure, però necessites mirar

En la meva consultoria, detectar la improductivitat mai és anecdòtic. No són “uns minutets i prou”. No són “detalls sense importància”.

Quan poses el rellotge a observar l’operativa real, les hores que es paguen i no produeixen s’acumulen amb facilitat alarmant. I no, tampoc cal estar en mode franctirador ni convertir el restaurant en una escena de 1984.

El cost real de la improductivitat

Tanmateix, sumant cada una de les situacions anteriors —les mateixes que veiem pràcticament a tots els restaurants— la improductivitat real se situa al voltant de 48 hores setmanals per restaurant.
No per persona: per restaurant.

I quan converteixes aquestes hores en diners, apareix la xifra que fa mal de veritat:
• 48 hores a la setmana
• 192 hores al mes
• amb un cost laboral d’empresa de 14–22 € l’hora
• equivalen a entre 2.688 € i 4.224 € mensuals

L’impacte anual és indiscutible:
entre 32.256 € i 50.688 € a l’any perduts només en improductivitat calculada a 12 mesos.

I el més dur és que el responsable d’això gairebé mai és l’equip: és la manca de mètode per assignar tasques, ritmes i estructura amb intenció. És manca de gestió i lideratge.

La veritat incòmoda

El que realment necessita el teu restaurant

Molts negocis creuen que necessiten contractar algú més. El que realment necessiten és:

• revisar horaris
• redistribuir tasques
• redissenyar fluxos de treball
• marcar prioritats per franja horària
• definir responsabilitats clares
• eliminar duplicats
• ajustar la mise en place al volum real

Quan això es fa bé, passa una cosa gairebé màgica: la plantilla deixa de ser insuficient i es converteix en eficient. No per treballar més, sinó per treballar millor.

I si vols seguir el fil de la sèrie:
• Episodi 1: El plat estrella que t’està fent perdre diners
• Episodi 2: Compres vs vendes… i el que desapareix sense fer soroll

Pròxim episodi: Episodi 4/5 —

Continuem?